Weryfikacja firmy lub kontrahenta to podstawa prowadzenia bezpiecznej działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą poszukującym nowego dostawcy, planujesz podjąć współpracę z nowym klientem, czy chcesz zabezpieczyć swoją firmę przed oszustwami, odpowiednie sprawdzenie potencjalnego partnera biznesowego może uchronić Cię przed poważnymi stratami finansowymi i prawnymi.
W tym artykule przedstawiamy cztery sprawdzone sposoby na weryfikację firmy lub kontrahenta, które pomogą Ci podjąć świadome decyzje biznesowe i uniknąć potencjalnych zagrożeń.
Sprawdzenie danych rejestrowych firmy
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie danych rejestrowych, co pozwala zweryfikować status prawny, właścicieli oraz zakres działalności. W Polsce przedsiębiorstwa mogą być zarejestrowane w dwóch głównych rejestrach: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), która dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych, oraz Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), który obejmuje spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki jawne i inne podmioty prawne.
Dostęp do obu rejestrów jest publiczny i darmowy, a weryfikację można przeprowadzić na oficjalnych stronach internetowych. Podczas sprawdzania warto zwrócić uwagę na status działalności (czy firma jest aktywna), datę rejestracji (czy firma istnieje wystarczająco długo, by budzić zaufanie), numery NIP i REGON (które powinny zgadzać się z danymi podanymi przez kontrahenta) oraz siedzibę firmy (czy adres działalności jest realny). Weryfikacja tych danych pozwala na wstępnym etapie eliminować firmy, które mogą być niewiarygodne lub prowadzić działalność niezgodnie z prawem.
Sprawdzenie sytuacji finansowej kontrahenta
Nawet jeśli firma jest zarejestrowana, ważne jest, aby zwrócić uwagę na jej sytuację finansową. Współpraca z nierzetelnym kontrahentem może prowadzić do problemów z płatnościami, które wpłyną na Twoje finanse i działalność. Aby upewnić się, że kontrahent jest wypłacalny, warto skorzystać z kilku dostępnych metod weryfikacji:
- Krajowy Rejestr Długów – baza danych o zadłużonych przedsiębiorcach, która pozwala sprawdzić, czy firma ma zaległości finansowe.
- Biura Informacji Gospodarczej – systemy gromadzące informacje o wiarygodności płatniczej firm, które umożliwiają ocenę ryzyka związane z danym kontrahentem.
- Monitor Sądowy i Gospodarczy – zawiera ogłoszenia o upadłościach i restrukturyzacjach przedsiębiorstw, które mogą wskazywać na problemy finansowe firmy.
- Raporty finansowe z KRS – dostępne dla spółek kapitałowych, zawierają informacje o bilansach, wynikach finansowych oraz sytuacji ekonomicznej firmy.
Podczas kontroli warto zwrócić uwagę na to, czy firma nie figuruje w bazach dłużników, czy nie ogłoszono jej upadłości lub restrukturyzacji, oraz czy posiada historię nieterminowych płatności. Dzięki takiej analizie można ocenić, czy dany kontrahent jest wypłacalny i czy współpraca nie wiąże się z ryzykiem problemów finansowych w przyszłości.
Weryfikacja wiarygodności kontrahenta poprzez opinie i referencje
Kolejnym ważnym krokiem jest sprawdzenie opinii o firmie. Współczesne technologie umożliwiają łatwy dostęp do takich informacji. Można je znaleźć na platformach takich jak Google Moja Firma, portale branżowe, fora internetowe, a także serwisy społecznościowe typu LinkedIn, czy Facebook.
Dodatkowo, baza firm w GUS zawiera dane statystyczne o działalności firm. Ważne jest, aby nie kierować się pojedynczymi negatywnymi recenzjami, lecz zwrócić uwagę na powtarzające się problemy. Warto również poprosić kontrahenta o referencje biznesowe i sprawdzić, jak firma reaguje na negatywne opinie. Dzięki temu można uzyskać pełniejszy obraz rzetelności firmy i jej funkcjonowania.
Sprawdzenie powiązań biznesowych i ewentualnych zagrożeń
Niektórzy partnerzy mogą być powiązani z firmami, które w przeszłości miały problemy finansowe lub prawne. Analiza tych powiązań może uchronić Cię przed nieuczciwymi praktykami. Aby sprawdzić te powiązania, warto skorzystać z dostępnych narzędzi, takich jak Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (RBR), który pokazuje, kto faktycznie kontroluje firmę, oraz Baza KRS, która umożliwia sprawdzenie wcześniejszych spółek, w których przedsiębiorca był udziałowcem.
Ponadto, Rejestr VAT UE (VIES) weryfikuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT w Unii Europejskiej, a System Informacji Gospodarczej (SIG) zawiera dane o nierzetelnych kontrahentach. Podczas analizy warto zwrócić uwagę, czy właściciel prowadził wcześniej firmy, które upadły, czy firma ma powiązania z podmiotami podejrzanymi o oszustwa oraz czy jej siedziba znajduje się w rejonie budzącym wątpliwości, np. w raju podatkowym.
Zidentyfikowanie takich powiązań pozwala zminimalizować ryzyko współpracy z firmami stosującymi nieuczciwe praktyki.
