1 lipca 2024 r. wielu podatników zaczną obowiązywać nowe zasady fakturowania. Warto już dzisiaj zacząć przygotowania do obligatoryjnego „e-fakturowania” w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia udostępnianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura wystawiona przez podatnika, w formie ustrukturyzowanej będzie musiała przejść przez KSeF i zostać odebrana przez odbiorcę. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych.
Faktura ustrukturyzowana – nowy typ faktury
Pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Numer identyfikujący fakturę w KSeF ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.
Jak należy wystawić fakturę w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane wystawimy:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów
lub
- przy użyciu wykorzystywanych przez podatników odpowiednio przygotowanych programów komercyjnych.
Ważne: Już dzisiaj warto zapytać dostawcę swojego oprogramowania o funkcjonalności umożliwiające komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur.
Etapy wprowadzania KSeF
- Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. Szczegóły dotyczące testowania umieszczono w zakładce: https://www.podatki.gov.pl/ksef/strefa-testowa-ksef/
- Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzono Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu istnieje możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
W etapie dobrowolnym wdrażania KSeF to podatnik sam decyduje, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.
- Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.
- Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku (a dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku). Z e-fakturowania wyłączone są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Kto korzysta z KSeF?
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF a PEF
System faktur ustrukturyzowanych funkcjonujący w ramach Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) służącej do obsługi zamawiających i wykonawców zamówień publicznych i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej to systemy funkcjonujące odrębnie.
Korzyści wynikające ze stosowania KSeF:
- wprowadzenie jednego standardu e-faktury (zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych na dane cyfrowe),
- skrócony do 40 dni (z 60-ciu) czas oczekiwania na zwrot podatku VAT,
- brak kosztów archiwizacji faktur – w KSeF będą one przechowywane 10 lat,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
- ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF mogą być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.
Wskazówka!
Warto już teraz zacząć testować dobrowolny KSeF w kontaktach ze swoimi wybranymi kontrahentami, poprzez wystawianie i odbieranie faktur dotyczących rzeczywistych wzajemnych transakcji. Tak można najszybciej przygotować się do obowiązkowego KSeF.
Podstawa prawna:
