Podatnicy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących są zobowiązani poddawać kasy rejestrujące, w określonych terminach, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących. Przegląd techniczny muszą przejść również kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.
Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.
Wskazówka: Podatnik ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może on dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie dopiero po 2 latach od ostatniego przeglądu. Wcześniejsze, niż po upływie dwuletniego terminu, dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego.
Termin przeglądu kas o zastosowaniu specjalnym (usługi przewozu osób i ich bagażu)
W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.
Termin dokonania przeglądu przez serwisanta
Serwisant wykonuje, na podstawie dokonanego przez podatnika zgłoszenia, obowiązkowy przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od dnia dokonania zgłoszenia.
Termin pierwszego przeglądu kasy
Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.
Przykład: Podatnik w dniu 30 czerwca 2023 r. dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej. W dniu 1 lipca 2023 r. rozpoczął prowadzenie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Pierwszy przegląd techniczny kasy powinien być dokonany najpóźniej 30 czerwca 2025 r.
Przeglądy kas oddanych w używanie na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu
Pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji.
Zawieszenie działalności gospodarczej a obowiązek przeglądu kasy
Obowiązkowego przeglądu technicznego, podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem, że w tym okresie nie prowadzi ewidencji.
Uwaga: Zawieszenie działalności musi nastąpić w oparciu o przepisy ustawy – Prawo przedsiębiorców. Obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik musi dokonać po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.
Czynności dokonywane podczas przeglądu kasy rejestrującej
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:
stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem,
stanu obudowy kasy,
czytelności dokumentów drukowanych przez kasę,
programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,
poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych,
poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy,
stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy,
poprawności ustawień zegara kasy.
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również:
wpis do książki kasy jego wyniku,
w przypadku kas on-line – zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej,
dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.
Konsekwencje nieterminowego przeglądu kasy
Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w określonych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.
Zwrotu należy dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie:
do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu,
do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu – w przypadku podatników VAT zwolnionych.
Jeżeli podatnik nie podda kasy rejestrującej w określonych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości 300 zł. Karę uiszcza się, bez wezwania, na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o jej wymierzeniu.
Podstawa prawna:
art. 111 ust. 3a pkt 4, 11, ust. 6, 6ka, 6l, art. 145a ust. 10, 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 361)
§ 51 pkt 4, § 54, § 55 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 1625)
§ 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. z 2019 r., poz. 820)
