Zgodnie z art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Dla oceny, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, istotne znaczenie ma treść art. 22 k.p. Pracodawcy niekiedy bowiem zamiast umowy o pracę, zawierają umowę cywilnoprawną, zwykle umowę zlecenia. Zgodnie zaś z art. 22 par. 1 k.p., przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Dalej w przepisie mowa o tym, że zatrudnienie w warunkach określonych w par. 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy, a także że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w par. 1.
Ustalenie istnienia stosunku pracy a składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne
W sytuacji, gdy zamiast umowy o pracę została zawarta umowa cywilnoprawna – z inicjatywy pracownika, a niekiedy z wyniku kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – może dojść do ustalenie istnienia stosunku pracy, a w konsekwencji konieczne będzie przeliczenie wypłaconych zleceniobiorcy wynagrodzeń w sposób zgodny z wyliczeniami obowiązującymi przy dokonywaniu wypłat ze stosunku pracy. Niekiedy będzie to wiązało się również z koniecznością dopłaty składek na ubezpieczenie społeczne, a czasem także (jeśli umowa zlecenia, zamiast umowy o pracę została zawarta z uczącą się osobą do 26 roku życia). Na uwadze należy mieć to, że składki te są finansowane w części z kwoty brutto wypłacanej pracownikowi, a w części ze środków pracodawcy.
Pracodawca musi dokonać stosownych korekt deklaracji ZUS, wykazując składki do zapłaty. Na nim też, jako na płatniku tych składek, ciąży obowiązek zapłaty tych składek.
Oczywiście to, czy w danej sprawie doszło do narzucenia pracownikowi zamiast umowy o pracę – umowy zlecenia, czy też strony wspólnie uznały, że umowa zlecenia będzie korzystniejsza z punktu widzenia obciążeń składkowych, a co za tym idzie – wyższej kwoty netto wynagrodzenia – będzie podlegało ocenie sądu.
Procedura zatrudnienia pracownika
Na etapie rekrutacji pracownika, zgodnie z art. 22(1) par. 1 k.p., pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- 1) imię (imiona) i nazwisko;
- 2) datę urodzenia;
- 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- 4) wykształcenie;
- 5) kwalifikacje zawodowe;
- 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Jednocześnie na uwadze należy mieć postanowienia par. 2 tego artykułu, zgodnie z którym pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w par. 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Od osoby, z którą będzie zawarta umowa o pracę, czyli od pracownika, zgodnie z art. 22(1) par. 3, pracodawca żąda także podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- 1) adres zamieszkania;
- 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- 3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- 4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- 5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracodawca ma prawo żądania także podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 3, ale tylko wtedy gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Uprawnienie to wynika z art. 22(1) par. 4 k.p.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Podstawą do przetwarzania danych osobowych pracownika jest umowa o pracę. Oznacza to, że – co do zasady – pracodawcy nie muszą odbierać od pracowników zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracodawca potrzebuje przetwarzać szerszy zakres danych osobowych, niż wynika to bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych będzie konieczna zaś w przypadku, gdy pracodawca chciałby przetwarzać dane pracownika w innym celu niż w celu związanym ze stosunkiem pracy. Można tu wskazać np. chociażby jakieś konkursy, w których pracownicy biorą udział czy objęcie pracowników programem prywatnej opieki medycznej czy ubezpieczeń grupowych.
Wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP
Pracownik przed przystąpieniem do pracy musi przejść wstępne badania lekarskie oraz odbyć szkolenie BPH. Zgodnie z art. 229 par. 1 k.p., wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem par. 11, podlegają:
- 1) osoby przyjmowane do pracy;
- 2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Dalej przepis stanowi, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:
- 1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
- 2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.
Przepis pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.
Kwestii BHP dotyczy art. 237(3) par. 1-2 k,p., zgodnie z którym nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Umowa o pracę
Zgodnie z art. 29 par. 1 k.p., umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- 1) rodzaj pracy;
- 2) miejsce wykonywania pracy;
- 3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
- 4) wymiar czasu pracy;
- 5) termin rozpoczęcia pracy.
Na uwadze należy mieć również postanowienia par. 2 tego artykułu, zgodnie z którym umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Oznacza to, że już w dniu rozpoczęcia pracy, pracownik musi dysponować takim dokumentem. Niedopuszczalne jest to, aby pracownik rozpoczął pracę, nie mając umowy o pracę lub pisma, o którym wyżej mowa.
Pracownik musi otrzymać także tzw. informację o warunkach zatrudnienia, chyba, że takie informacje znalazły się w umowie o pracę.
Informacja taka, zgodnie z art. 29 par. 3 k.p. dotyczy:
- 1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- 2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- 3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- 4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- 5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zgodnie z art. 29 par. 31 k.p. poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w par. 3 pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Zgłoszenie pracownika do ZUS
Każdy pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę (w tym także osoba do 26 roku życia, ucząca się), obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Zgłoszenia do ZUS dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy.
Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem
Pracodawca powinien przekazać pracownikowi także inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Można wymienić tu m.in.:
- dokument o równym traktowaniu pracowników,
- oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
- formularz PIT-2,
- dokumenty o powierzeniu mienia firmowego.
Pracodawcy pod uwagę muszą również brać przepisy dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Podstawa prawna:
