Kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć we właściwym rejestrze sądowym:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności (jeśli jednostka zobowiązana jest do jego sporządzenia),
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (jeśli jednostka zobowiązana jest do jego sporządzenia)
– w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w postaci elektronicznej:
- zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku (xml),
- podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Dokumenty dołączane do zgłoszenia w postaci elektronicznej
Do zgłoszenia należy załączyć przygotowane w postaci elektronicznej w formacie nieustrukturyzowanym:
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,
- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
Dokumenty dołączane do zgłoszenia bez postaci elektronicznej
Nie trzeba przygotowywać w postaci elektronicznej (można dołączyć do zgłoszenia skany):
- uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
- uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.
Jak należy złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Po założeniu konta w portalu eKRS pod adresem https://prs.ms.gov.pl/krs dokumenty finansowe można złożyć:
- co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
- w niektórych wypadkach odpłatnie do KRS przez system S24 https://ekrs.ms.gov.pl/s24/
Ważne: Bezpłatne złożenie jest dostępne dla przedsiębiorców wpisanych do KRS, jeśli zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Płatne złożenie oznacza złożenie płatnego, elektronicznego wniosku (formularz KRS-Z30) o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Ten sposób jest wymagany, jeśli PESEL osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu nie został ujawniony w KRS. Tak jest na przykład przy spółkach, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL.
Składanie sprawozdań finansowych w KRS
Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.
Przykład: Jeśli sprawozdanie finansowe spółki z o. o. za 2023 r., które nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta zostanie zatwierdzone 30 czerwca 2024 r., to do 15 lipca 2024 r. należy złożyć w KRS sprawozdanie finansowe wraz z pozostałymi dokumentami.
Ważne: Sprawozdanie, które nie zostanie terminowo zatwierdzone, należy pomimo tego złożyć w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego, czyli do 15 lipca (jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Następnie należy złożyć je ponownie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.
Podstawa prawna:
